• Mike Winter

Opos-Liste – vergessenes Instrument

Aktualisiert: Juli 17

Robert aus Duisburg hat mich gefragt, wie er seine Aufgaben und Projekte in stürmischen Zeiten auf einfache und schnelle Art priorisieren kann. Offenbar wird er von seinem Chef derzeit mit vielen Aufgaben bombardiert und weiß nicht mehr, wo Ihm der Kopf steht. Er möchte mit seinem Chef reden, um zu schauen, welche Aufgaben entweder wegfallen oder auf später verschoben werden können, um sein Team zu entlasten.


Dafür gibt es ein sehr einfaches Instrument, das auf einer simplen Tabelle beruht. Es heißt Opos-Liste und wird auch offene Postenliste genannt. Der Begriff kommt aus der Buchhaltung, bei der in einer Liste die noch ausstehenden offenen Rechnungen ohne Ausgleich, also ohne Bezahlung, übersichtlich und chronologisch geordnet dargestellt werden.


Diese einfache Form der Auflistung eignet sich auch sehr gut für das Sortieren und Priorisieren von Aufgaben und Projekten. Wenn keine Projektmanagementtools als Software- oder Cloudlösungen in eurem Betrieb eingesetzt werden, ist eine Tabelle über Excel oder über ein anderes Tabellenkalkulationsprogramm die Lösung dafür. Softwaretools sind für diese einfache Aufgabe nach meinem Dafürhalten weniger gut geeignet, weil es im ersten Schritt um eine schlichte Darstellung in Tabellenform mit erster Struktur geht. Ohne weitere Software kannst du als Betroffener schnell eine übersichtliche Aufgaben-Dokumentation erstellen. Excel oder vergleichbare Programme bieten ja interessante Möglichkeiten, in der du die Angaben in den Tabellen später nach verschiedenen Kriterien filtern und sortieren kannst.

Theoretisch ist es auch möglich, ganze Projekte in Excel oder anderen Tabellenkalkulationsprogrammen mit untergeordneten Maßnahmenlisten zu erzeugen. Das kann sinnvoll sein, wenn ihr keine Cloud-Lösungen verwendet, bietet jedoch im Vergleich dazu nicht die komfortablen Kommunikationsmöglichkeiten mit direkter Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten per E-Mail oder Chat über Endgeräte und Netzwerk. Komplexe Projekte sollten mit Projektmanagementtools bearbeitet werden.


Einfache Projekte und Aufgaben lassen sich in der Regel schneller über eine Maßnahmenliste abarbeiten, als sie mit erhöhtem Zeitaufwand in ein Softwaretool einzugeben. Insbesondere dann, wenn nur wenige Personen beteiligt sind oder eine erste Übersicht erstellt werden soll. Dokumentationen, die in Papierform vorliegen, werden von den Beteiligten nach meiner Erfahrung mit mehr Sorgfalt besprochen. Ich habe diesbezüglich gute Erfahrungen in den Besprechungen mit meinen Mitarbeitern gemacht. Schon bei der Erstellung denken meine Mitarbeiter darüber nach, was wichtig genug ist, um in dieser Liste untergebracht zu werden.

Ich mag und honoriere es als Führungskraft und Chef, wenn mir meine Mitarbeiter regelmäßig im Jour Fix eine Liste mit den wichtigen Aufgaben vorlegen, ihre Punkte mit mir im Gespräch priorisieren, und ich ein aktuelles Bild davon bekomme, was meine Mitarbeiter beschäftigt und mit welchen Zeiträumen ich bis zur Erledigung rechnen muss.

In der Besprechung kann ich meine Mitarbeiter bei Bedarf entlasten, indem wir Dinge auf später verschieben, die weniger wichtig oder dringlich sind, ohne sie außer acht zu lassen. Manchmal lassen wir Dinge dann auch einfach weg, weil uns in der Besprechung klar wird, dass sie keine Bedeutung haben. Eventuell kann ich weitere Ressourcen zur Verfügung stellen, wenn mir daran liegt, ein Projekt unbedingt fertigzustellen. Damit wir das tun können, und eine gute Einschätzung möglich ist, braucht es bestimmte Inhalte in der Liste, auf die ich im Folgenden näher eingehen möchte und die hier unten in der Galerie als Abbildung beigefügt ist. Wenn du die Liste haben möchtest, schreib mir einfach eine kurze Mail.


Vorab: Wichtig ist, dass die Liste nur Stichpunkte und kurze Erläuterungen enthält. Komplizierte Ausführungen und lange Beschreibungen haben darin nichts zu suchen. Kurz und knapp soll dargestellt werden, worum es geht. Von Bedeutung ist auch, dass die Verantwortung klar aus dem Dokument hervorgeht – insbesondere, wenn noch andere Personen daran beteiligt sind. Es kann immer nur eine Person verantwortlich sein. Die Liste muss alle notwendigen Informationen enthalten, um die Priorität einer Aufgabe oder eines Projektes beurteilen zu können. Dazu gehören zum Beispiel das geplante Ergebnis und die damit verbundenen Aufwendungen.


Eine brauchbare Opos-Liste sollte mindestens die folgenden Bestandteile möglichst in der aufgeführten Reihenfolge enthalten:


1. Die Spalte mit der Positionsnummer

Sie ist besonders wichtig bei längeren Listen, um sich bei begleitender Korrespondenz und bei der Suche nach einer Aufgabe auf bestimmte Positionen beziehen zu können. Hier wird einfach nummeriert.


2. Die Spalte für das Thema (Was ist das Thema? Worum geht es?)

Hier wird ein Stichwort aufgeführt, dass das Thema repräsentiert. Das kann zum Beispiel der Name eines Projektes sein, oder ein sehr kurzer Begriff für die Aufgabe.


3. Die Spalte für das Ziel (Was ist das Ziel?)

Hier muss es einen Hinweis auf das konkrete Ziel der Aufgabe oder des Projektes geben. Was genau soll erreicht werden? Denke bei der Formulierung, wie in meinem Buch „Plötzlich Manager oder (wie) jetzt?“ beschrieben, an die SMART-Formel.


4. Die Spalte für das Ergebnis (Welches Ergebnis soll erreicht werden? Welcher Ertrag oder Umsatz soll damit erwirtschaftet werden?)

Ohne diese Information lässt sich die Aufgabe nicht vernünftig einordnen. Grundsätzlich haben die Dinge Priorität, die das Geschäftsergebnis verbessern. Stelle also die Aufgaben mit dem größten positiven Effekt für das Betriebsergebnis ganz oben mit höchster Priorität in der Liste ein. Kritisch zu betrachten sind Aufgaben, die keinen wirtschaftlichen Hintergrund haben, also eigentlich nutzlos sind. Es kann jedoch Ergebnisse geben, die mit Kosten verbunden sind und sich im ersten Schritt nicht unbedingt positiv auf das Betriebsergebnis auswirken, aber später von großem Vorteil sind, wie zum Beispiel die Investition in den Umweltschutz.


5. Die Spalte für die Aufwendungen (Welche Ressourcen müssen aufgewendet werden? Wieviel Manntage und welche Kosten stehen dahinter?)

Aus dieser Position lässt sich ablesen, wieviel Aufwand erforderlich ist, um das Ergebnis zu erreichen. Aufgaben und Projekte mit wenig Aufwand und viel Ertrag und einem guten Ergebnis solltest du entsprechend höher priorisieren.


6. Die Spalte für die nächsten Schritte

Bei komplexen Aufgaben kann es von Vorteil sein, die nächsten Schritte kurz in Stichpunkten aufzuführen. So wird den Beteiligten klar, dass die Aufgabe eventuell nur nach und nach in Teilschritten erledigt werden kann. Gleichzeitig wird deutlich, was die Beteiligten als Nächstes in der Folge zu erledigen haben.


7. Die Prio-Spalte (Priorität von eins bis drei)

In der Regel werden hier Nummern von eins bis drei eingesetzt. Die Eins steht für die oberste Priorität und damit für Dinge, die du vor allen anderen erledigen musst, weil sie wichtig und dringlich sind. Die Zwei verwendest du für Maßnahmen, die weniger wichtig, aber immer noch dringlich sind. Die Drei trägst du bei Aufgaben ein, die wichtig, aber nicht dringlich sind. Aufgaben und Projekte, die weder wichtig noch dringlich sind, haben in einer Opos-Liste für die Priorisierung nichts zu suchen. Diese Aufgaben kannst du getrost in deine Ablage für eine eventuelle spätere Bearbeitung legen. Solche Aufgaben landen bei hohem Arbeitsaufkommen meist im Papierkorb.


8. Die Spalte mit der Farbkennzeichnung (Der Bearbeitungsstatus in Farbe und Prozent)

Hier wird eine Farbkennzeichnung vorgenommen, aus der auf den ersten Blick ersichtlich ist, wie es mit dem Bearbeitungsstatus aussieht. Rot steht für noch nicht erledigte Dinge, mit deren Bearbeitung noch nicht angefangen wurde. Orange kennzeichnet Punkte, die aktuell in Bearbeitung sind. Hier sollte ergänzend eine Prozentzahl für den Erledigungsgrad eingetragen werden. Ist die Hälfte der Arbeiten erledigt, steht dann dort fünfzig Prozent. Hast du gerade mit der Aufgabe angefangen, liegt der Bearbeitungsstatus etwa bei fünf oder zehn Prozent. So kann dein Vorgesetzter erkennen, wie weit die Bearbeitung der Aufgabe fortgeschritten ist. Mit grün werden Positionen gekennzeichnet, die bearbeitet und erledigt sind. Grüne Punkte sollten noch einige Zeit in der Liste stehen, um zu sehen, was du im Arbeitspaket im Verhältnis zu den noch zu erledigenden Punkten abgearbeitet hast. Du kannst erledigte Punkte auch in einer zweiten Tabelle in der gleichen Mappe (Datei) für erledigte Aufgaben unterbringen. Dann stehen in der Opos-Liste nur unerledigte und teilerledigte Aufgaben.


9. Die Spalte mit der Verantwortlichkeit (Wer ist verantwortlich?)

Hier wird der Name desjenigen eingetragen, der für die Aufgabe und für das Ergebnis verantwortlich ist. Das kann immer nur eine Person sein. Es kommt häufig vor, dass mehrere Personen verantwortlich gemacht werden. Das ist jedoch grundsätzlich falsch. Nur eine Person trägt die Gesamtverantwortung für die Aufgabe, hat den Hut dafür auf und hat Sorge dafür zu tragen, dass die Aufgabe oder das Projekt erfolgreich bearbeitet wird. Stehen mehrere Personen gleichzeitig in der Verantwortung, kann es passieren, dass die Beteiligten die Aufgaben von einem zum anderen schieben und keine Bearbeitung erfolgt, weil jeder denkt, der andere hätte die Arbeit gemacht. Sind Verantwortliche in jeder Zeile benannt, kannst du darüber hinaus auch sehen, wie die Verantwortung über verschiedene Personen in deinem Team verteilt ist, falls Mitarbeiter dort erwähnt werden und direkt verantwortlich für ein bestimmtes Thema sind. Daran erkenne ich als Vorgesetzter den Delegationsgrad in der Abteilung eines Teamleiters.


10. Die Spalte mit der Zeitschiene (Bis wann ist der Punkt, die Aufgabe oder das Projekt zu erledigen?)

Hier muss konkret stehen, wann mit dem Abschluss der Aufgabe zu rechnen ist. Es muss ein realistisches erreichbares Enddatum sein und kein Gummitermin mit Angaben von bis.. Erlaubt ist die Eingabe eines Monats oder einer Kalenderwoche, wenn am Ende dieser Zeitangabe ein Ergebnis vorliegt. Am besten trägst du ein konkretes Enddatum ein. Ergänzend kann bei Bedarf eingetragen werden, wie lange der Prozess ingesamt dauert.


11. Die Spalte mit dem ergänzenden Kommentar

Es kommt vor, dass eine Zusatzinformation erforderlich ist, um die Aufgabe besser zu bewerten und zu priorisieren. Manchmal kann ein Kommunikationshinweis für andere Personen sinnvoll sein, oder ein Hinweis auf weitere Teilprojekte, die mit der Aufgabe zu tun haben. In diesem Fall gehört dies in der Liste an dieser Stelle vermerkt. Ich sehe es als Vorgesetzter gerne, wenn hier eingetragen wird, ob externe Partner beteiligt sind oder die Aufgabe von meinen Mitarbeitern selbst erledigt wird. Projekte mit externen Partnern kannst du zeitlich kürzer ansetzen als solche, die intern abgearbeitet werden müssen, da weniger interne Ressourcen daran gebunden sind.



Immer dann, wenn die vielen Aufgaben dich überrollen, macht es Sinn, sich zurückzuziehen, um Klarheit darüber zu bekommen, wo die Prioritäten liegen. Eine Opos-Liste hilft dir im ersten Schritt dabei, dich zu strukturieren und die anstehenden Aufgaben richtig einzuordnen. Du bekommst Klarheit für dich. Oft fühlt man sich einfach nur überfordert, weil man die Dinge noch nicht sortiert hast. Strukturierst du dich dahingehend nicht, kann es dir passieren, dass du Dinge bearbeitest, die überhaupt nicht wichtig und auch nicht dringlich sind. Ein weiterer Vorteil der Liste besteht darin, dass du damit die anstehenden Aufgaben gleich nach dem Prinzip der Delegation eingeordnet hast. Wichtige und dringliche Aufgaben sind klar gekennzeichnet und priorisiert. Später kannst du die Aufgaben dann bei Bedarf mit deinen Mitarbeitern in einem Projektmanagement-Tool weiterverfolgen. Ist die Liste einmal erstellt, kannst du sie mit wenig Aufwand regelmäßig aktualisieren. Du wirst merken – der Zeitaufwand lohnt sich für dich und dein Chef weiß, dass du dahingehend professionell aufgestellt bist.


Danke und Gruß

Mike Winter